نظر به اینکه زبان اصلی مؤسسه فرهنگی اکو ، انگلیسی می باشد

لذا این ترجمه غیر رسمی تلقی خواهد شد و در موارد ابهام لازم است به متن انگلیسی  مراجعه شود.

مقررات مالی

مؤسسه فرهنگی اکو

مقدمه

این مقررات حاکم بر اداره امور مؤسسه فرهنگی اکو و چگونگی تأمین منابع مالی بودجه متمرکز سالانه با مشارکت کشورهای عضو خواهد بود.

ماده – ۱

کلیات

۱ – به هنگام بررسی هیئت امناء یا شورای وزیران نسبت به مسائل مربوط به هزینه های انجام شده برای مؤسسه ، رئیس مؤسسه توضیحات و گزارش لازم در زمینه مسائل مالی مربوطه را به آنان ارائه خواهد نمود.

ماده – ۲

سال مالی

۲ – سال مالی از اولین روز ماه ژانویه تا آخرین روز ماه دسامبر خواهد بود.

ماده – ۳

تهیه بودجه

۳.۱ – پیش بینی بودجه سالانه مؤسسه باید توسط رئیس مؤسسه تهیه شود. پیش نویس بودجه نباید دیرتر از چهارماه قبل از شروع سال مالی جهت بررسی، در دسترس دولت های عضو قرار داده شود.

۳.۲ – هیئت امناء مؤسسه نهاد اصلی بررسی و تصویب بودجه مؤسسه می باشد. در مواقعی که تشکیل جلسه هیئت امناء پیش بینی نشده باشد، شورای نمایندگان دائمی و شورای وزیران نسبت به بررسی و تصویب بودجه سالانه و متمم بودجه مؤسسه اقدام خواهند نمود.

۳.۳ – در غیاب هیئت امناء بودجه مؤسسه بوسیله دولتهای عضو مورد بررسی قرار خواهد گرفت و پس از منظور داشتن نظرات آنان ، بودجه بوسیله شورای نمایندگان دائمی جرح و تعدیل شده و سپس برای تصویب نهایی در اختیار شورای وزیران قرار خواهد گرفت. طی مدت بررسی بودجه بوسیله شورای نمایندگان دائمی ، کارشناسان مالی و حسابداری کشورهای عضو مشارکت کننده در بودجه می توانند در جلسات شورای نمایندگان دائمی شرکت نمایند.

ماده – ۴

۴.۱ – پیشنهاد بودجه مطابق شمای بودجه اکو تنظیم و ارائه خواهد شد. چنانچه هزینه پیش بینی شده در هر فصل به میزان 10% نسبت به پیش بینی های مندرج در بودجه سال مالی جاری انحراف داشته باشد، باید صورت ریز هزینه ها به همراه توجیهات کلی در مورد افزایش یا کاهش فعالیت موجود ارائه شود.

۴.۲ – چنانچه افزایش یا کاهش عمده در فعالیتی بعمل آید که موجب تغییر بیش از 10% بصورت افزایش یا کاهش در هر یک از فصول بودجه شود و یا موجب ایجاد فصل جدیدی برای فعالیت جدید پیشنهادی در بودجه گردد، اطلاعات توجیه کننده با جزئیات کامل و درصورت لزوم به همراه مدارک مورد استناد برای تائید لزوم بودجه پیشنهادی در فصل ، به سند بودجه ضمیمه و متعاقباً طی یادداشتی از سوی مؤسسه برای تصویب به هیئت امناء یا شورای مربوطه اکو ارائه خواهد شد.

ماده – ۵

۵ – بودجه باید به دلار آمریکا تنظیم شود.

ماده – ۶

۶.۱ – معمولاً بودجه باید قبل از شروع سال مالی جدید تصویب شود.

۶.۲ – چنانچه بودجه قبل از شروع سال مالی جدید تصویب نشود، رئیس مؤسسه مجاز خواهد بود تا برای ادامه فعالیتهای اساسی مؤسسه، طبق مجوزی که شورای نمایندگان دائمی براساس بودجه پیشنهادی به وی خواهد داد، پرداختهای ضروری را انجام دهد.

۶.۳ – چنانچه هیئت امناء یا شورای نمایندگان دائمی قبل از شروع سال مالی جدید قادر به تشکیل جلسه برای جرح و تعدیل بودجه و توافق در مورد آن نشوند، رئیس مؤسسه مجاز خواهد بود که تا مدت سه ماه براساس بودجه مصوب سال قبل برای ادامه فعالیت مؤسسه پرداختهائی در رابطه با بودجه پیشنهادی انجام دهد.

ماده – ۷

بودجه متمم

۷.۱ – حتی الامکان باید از ارائه بودجه متمم پرهیز شود. با این وجود ، در صورت لزوم ارائه بودجه متمم لازم است حداقل دو ماه قبل از زمان تحقق هزینه ها ، بودجه مزبور برای تصویب به شورای نمایندگان دائمی تحویل داده شود.

ماده – ۸

اجرای بودجه

۸.۱ – رئیس مؤسسه می تواند نسبت به جابجایی اعتبارات اقلام داخل هر فصل بودجه تا میزان 50% اعتبار تصویب شده در فصل مربوطه اقدام نماید.

۸.۲ – رئیس مؤسسه می تواند در هر زمان که نیاز باشد، نسبت به جابجایی وجوه بین فصول بودجه تا میزان 10% اقدام نماید. رئیس مؤسسه تنها در صورتی مجاز به جابجایی وجوه بین فصول بودجه و عدم ارجاع آن به کشورهای عضو برای تأمین هزینه های پیش بینی نشده خواهد بود که این جابجایی در جهت مقاصدی صورت گیرد که انجام هزینه برای آنها قبلاً به تصویب شورای وزیران یا هیئت امناء رسیده باشد.

۸.۳ – کلیه جابجایی های مزبور باید به همراه توجیهات لازم در مورد شرایط پیش بینی نشده ، در صورتهای مالی موضوع ماده 20 منعکس شوند.

ماده – ۹

۹.۱ – اعتبارات تنها برای انجام تعهدات همان سال مالی قابل استفاده خواهند بود. مانده اعتبارات به صندوق ذخیره عمومی منتقل خواهد شد. انجام هزینه از محل صندوق ذخیره عمومی در سالهای آتی، موکول به صدور مجوز ویژه از سوی هیئت امناء یا شورای وزیران اکو خواهد بود.

۹.۲ – در هر حال، پرداختهای دو ماه نخست بعد از پایان سال مالی در رابطه با تعهداتی که قبل از خاتمه سال مالی بعمل آمده است، به هزینه همان سال مالی منظور خواهد شد.

۹.۳ – چنانچه تعهدات سال مالی گذشته ، قبل از شروع ماه چهارم سال مالی بعد صورت نگیرد، اعتبار مربوطه بطور خودبخود لغو و در صورت لزوم، در قالب بودجه متمم منظور و ارائه خواهد گردید.

۹.۴ – انجام کلیه نقل و انتقالات پول، چک ها، تعهدات مالی، دستور پرداختها و هر سند دیگری در رابطه با هزینه بودجه ای ، بوسیله رئیس مؤسسه و کارشناس حساب امضاء و مهر خواهد شد. امضاء کارشناس حساب بر روی اسناد مربوط به هزینه ها الزامی است. رئیس مؤسسه می تواند بطور موقت به مدیر اجرایی اجازه دهد که اسناد فوق را از طرف وی امضاء نماید.

ماده – ۱۰

تهیه وجوه

۱۰.۱ – اعتبارات تخصیصی مصوب هیئت امناء یا شورای وزیران اکو ، باید بوسیله سهمیه کشورهای عضو به نسبت مساوی و یا به نسبتی که از سوی نهادهای فوق الذکر براساس مفاد ماده 7 اساسنامه مؤسسه مشخص خواهد شد، تأمین شود.

۱۰.۲ – وجوه حاصله از طرقی غیر از سهمیه کشورهای عضو، مانند؛ هدایا، وقف و سایر منابع که در ماده 7 اساسنامه ذکر شده است، برای اجرای پروژه های مشخص در حساب ویژه ای نگهداری خواهد شد.

۱۰.۳ – پس از تصویب بودجه سالانه ، رئیس مؤسسه ظرف 14 روز میزان سهمیه در نظر گرفته شده برای هریک از کشورهای مشارکت کننده را به اطلاع آنان رسانده و درخواست پرداخت وجه خواهد نمود.

۱۰.۴ – از کشورهای عضو انتظار می رود سهم خود در بودجه سالانه را بعنوان بدهی قابل پرداخت کامل ظرف سی روز پس از وصول نامه تخصیص سهمیه ، تلقی نمایند. با این حال رئیس مؤسسه با مشورت دولتهای عضو می تواند برنامه نحوه پرداخت سهمیه را مشخص و به آنان ارائه نماید. در تنظیم این برنامه باید مشکلات فنی مالی کشورهای عضو، تاحدی که نیاز مالی مؤسسه را نیز تأمین نماید ، در نظر گرفته شود. سهمیه ها به هیچ وجه نباید قبل از شروع سال مالی پرداخت شوند. وصول هرگونه وجه مازاد بر سهمیه پیش بینی شده برای کشور عضو، باید با مشورت دولت کشور عضو مربوطه ، یا باز پرداخت شود و یا به نیابت از سوی آن کشور برای تأمین بخشی از سهمیه سنوات آتی در حساب جداگانه ای نگهداری شود.

۱۰.۵ – سهمیه کشورها در بودجه باید به دلار آمریکا پرداخت شود. به هرحال، رئیس مؤسسه در صورت نیاز به سایر ارزها، می تواند با تصویب هیئت امناء یا شورای نمایندگان دائمی از کشورهای عضو درخواست نماید که تمام یا بخشی از سهمیه خود را به ارز قابل تبدیل دیگر پرداخت نمایند.

ماده – ۱۱

۱۱.۱ – وجوه متعلق به مؤسسه باید نزد بانکهایی که در زمره بانکهای معمول هستند نگهداری شود نه نزد شرکتهای خصوصی سرمایه گذاری ، مالی یا تجاری. هرگونه تغییر در ترتیبات تعیین شده نیاز به تصویب هیئت امناء یا شورای وزیران اکو خواهد داشت.

۱۱.۲ – رئیس مؤسسه، باید کلیه عملیات تبدیل ارز برای تأمین نیازهای مؤسسه را از طریق مؤسسات قانونی و در مقابل گواهی تبدیل ارز معتبر، سرپرستی نماید.

۱۱.۳ – رئیس مؤسسه، به نیابت از طرف خود مدیر اجرایی یا کارشناس حساب مؤسسه را مأمور دریافت و پرداخت وجوه خواهد نمود. کلیه چکهای مؤسسه باید حداقل با دو امضاء مجاز مورد تأیید رئیس صادر شوند.

ماده – ۱۲

۱۲.۱ – حسابها باید به نحوی نگهداری شوند که نشان دهنده موارد زیر باشند:

۱۲.۱.۱ – مبالغ مجاز شناخته شده برای انجام هزینه ، تعهدات انجام شده ، پرداختهای انجام شده و مانده مجوزهای صادره برای هریک از اقلام بودجه.

۱۲.۱.۲ – میزان سهمیه اختصاص داده شده به هریک از دولتهای سهیم به همراه مبالغ وصول شده و مانده بدهی آنان.

۱۲.۱.۳ – درآمدهای متفرقه

۱۲.۱.۴ – مانده وجوه نقد و مانده حسابهای بانکی

۱۲.۱.۵ – سایر دارائی ها و بدهی های سازمان

۱۲.۲ – مؤسسه همچنین باید مدارک مثبته در رابطه با حسابهای ذکر شده فوق را نگهداری نماید.

۱۲.۳ – حسابهای بانکی ویژه ای برای حساب پاداش پایان خدمت و حساب هزینه های غیر مترقبه باید افتتاح و وجوه اختصاص یافته در بودجه برای این مقاصد پس از تصویب بودجه ها بلافاصله به این حسابها منتقل شوند.

۱۲.۴ – پرداخت از محل صندوق پس انداز براساس مقررات استخدامی صورت خواهد گرفت.

۱۲.۵ – همه ساله باید صورتحساب موجودی ها ، درآمدها و هزینه های انجام شده از محل این حسابها، ضمیمه گزارش حسابرسی شود.

ماده – ۱۳

حذف اقلام

۱۳.۱ – رئیس مؤسسه می تواند پس از بررسی و تحقیق کامل در هر مورد تا میزان 100 دلار (1000 دلار) آمریکا، اجازه حذف وجوه نقد ، موجودی انبار یا هر دارائی دیگر مفقوده را از دفاتر صادر نماید. صورت کامل تمام  اقلام حذف شده باید بعنوان پیوست، ضمیمه حساب سال بشود.

۱۳.۲ – در مواردی که مبالغ مازاد بر 100 دلار (1000 دلار) آمریکا باشد، مراتب برای بررسی به دولتهای عضو و تصمیم گیری توسط هیئت امناء یا شورای نمایندگان دائمی، اعلام خواهد شد.

ماده – ۱۴

سرمایه گذاری

۱۴.۱ – رئیس مؤسسه مجاز است از امتیاز سودی که به سپرده های نزد بانک یا بانکهایی که وجوه مؤسسه نزد آنها نگهداری می شود، استفاده نماید. این بهره / سود باید در حسابهای تحت سرفصل وصولی نشان داده شود.

ماده – ۱۵

پول رایج و تبدیل ارز

۱۵.۱ – حسابهای مؤسسه باید به پولی که براساس ماده ۵، بودجه با آن تنظیم می شود، نگهداری شود.

ماده – ۱۶

حسابرسی حسابها

۱۶.۱ – هیئت حسابرسی بوسیله هیئت امناء یا شورای وزیران اکو منصوب و حسابهای مؤسسه را حسابرسی خواهد نمود.

۱۶.۲ – رئیس مؤسسه کلیه تسهیلات لازم ، شامل خدمات مورد نیاز احتمالی برای تکمیل امر حسابرسی را برای هیئت حسابرسی فراهم خواهد نمود.

۱۶.۳ – هیئت حسابرسی گزارش خود را جهت ارسال برای دولتهای عضو به رئیس مؤسسه ارائه خواهد نمود.

۱۶.۴ – حقوق ، هزینه های سفر، فوق العاده روزانه و سایر هزینه های حسابرسان و دستیاران آنان بوسیله دولتها تابعه شان پرداخت خواهد شد .

ماده – ۱۷

۱۷.۱ – حسابها و گزارشهای مالی هر سال مالی باید حداکثر تا چهار ماه پس از پایان سال مالی جهت تحویل به هیئت حسابرسی تکمیل و آماده شود.

ماده – ۱۸

۱۸.۱ – هیئت  امناء و در غیاب آن، شورای نمایندگان دائمی گزارش هیئت حسابرسی و نظرات رئیس مؤسسه در مورد آن را بررسی خواهند نمود. تصویب گزارش از سوی هیئت امناء یا شورای       وزیران اکو  ، بمنزله مجوز بستن حسابهای سال مالی مربوطه مؤسسه خواهد بود.

ماده – ۱۹

تاریخ قابلیت اجراء

۱۹.۱ – این مقررات به محض تصویب قابل اجرا خواهد بود.

ماده – ۲۰

الحاقیه ها

۲۰.۱ – الحاقیه های این مقررات با پیشنهاد یک کشور عضو یا رئیس مؤسسه و تصویب شورای وزیران یا هیئت امناء صورت خواهد گرفت.