نظر به اینکه زبان اصلی مؤسسه فرهنگی اکو ، انگلیسی می باشد

لذا این ترجمه غیر رسمی تلقی خواهد شد و در موارد ابهام لازم است به متن انگلیسی  مراجعه شود.

 

آئین نامه اجرائی

مؤسسه فرهنگی اکو

مقدمه

این آئین نامه ، آئین نامه اجرائی برای جلسات /برنامه های مؤسسه فرهنگی  اکو خوانده خواهد شد. آئین نامه مزبور از تاریخ تصویب توسط شورای وزیران ، قابلیت اجرائی خواهد یافت و در کلیه فعالیت های مؤسسه فرهنگی اکو به کاربرده خواهد شد.

فصل اول

دستور کار وظائف نهادهای اصلی

الف– هیئت امناء

هیئت امناء بالاترین مرجع سیاست گذاری و تصمیم گیری مؤسسه فرهنگی اکو خواهد بود. هیأت امناء ترجیحاً قبل از شروع سال مالی مؤسسه فرهنگی اکو و بصورت دو سالانه  در کشورهای عضو تشکیل جلسه خواهد داد. مسئولیتهای هیئت امناء نیز به شرح زیر خواهد بود:

الف- تصویب سیاست ها ، استراتژی ها و برنامه های کاری مؤسسه

ب- انتصاب رئیس و مدیر اجرائی مؤسسه

پ – بررسی و جرح  و تعدیل گزارشهای مؤسسه

ت- در صورت لزوم ایجاد کمیته های فرعی

ث- تصویب بودجه سالانه و گزارشهای حسابرسی مؤسسه

ج- تصمیم گیری در مورد تعیین میزان سهمیه کشورهای عضو در بودجه مؤسسه

چ- گزارش به شورای وزیران / سران اکو در کلیه مواردی که به سیاستها و اجرای پروژه ها و برنامه های مؤسسه  فرهنگی اکو مرتبط خواهد بود.

ح- در مواقع ضروری ، تفسیر و بررسی کلیه موضوعات مربوط به آئین نامه و مقررات مالی ، اداری و سازمانی و نیز تدوین مقررات مالی و استخدامی مؤسسه.

ب – رئیس مؤسسه

۱. رئیس مؤسسه مسئول اجرای سیاستها و تصمیمات کلی هیئت امناء و نیز اتخاذ اقدامات مناسب برای اجرای برنامه های تصویب شده مؤسسه خواهد بود.

۲. در راستای اهداف مؤسسه و دستورات هیئت امناء و تحت نظارت رئیس مؤسسه ، عملکرد مؤسسه در قالب زیر خواهد بود:

اول – آماده سازی طرحها ، برنامه ها و پروژه های در نظر گرفته شده توسط نهادهای تصمیم گیرنده مؤسسه ؛

دوم – انجام وظیفه بعنوان معبر دائمی ایجاد ارتباط و هماهنگی میان دولتهای عضو در کلیه زمینه های مربوط به برنامه ها و فعالیتهای توافق شده مؤسسه با بهره گیری از کلیه وسایل در اختیار؛ در همین رابطه همچنین مؤسسه موظف به ارائه اطلاعات عملی در زمینه مطالب اجرائی و سایر زمینه های مورد نیاز احتمالی می باشد؛

سوم – انجام وظیفه بعنوان امانتدار و نگهدارنده کلیه اسناد و مدارک و بایگانی های مؤسسه ؛

چهارم – ارائه خدمات فنی و اداری به کلیه جلسات هیئت امناء و فعالیتهای مؤسسه و نیز کمک به آماده سازی گزارشها و اسناد؛

پنجم – اقدام و انجام وظیفه بعنوان آژانس اطلاعاتی مؤسسه در کلیه زمینه های منطقه ای و نیز خارج از منطقه؛

ششم – ارتباط ، هماهنگی و همکاری متقابل با سازمانها و آژانسهای منطقه ای و بین المللی مورد نظر ، در زمینه های توافق شده بر طبق اسناد سیاسی و دستورات هیئت امناء؛

هفتم – انجام اقدامات و تماسهای لازم با مؤسسات مالی، سرمایه گذاران و اعطاء کنندگان کمک های مالی بین المللی ، جهت حمایت از دولتهای عضو بمنظور تسهیل در تأمین مالی پروژه ها و فعالیتهای توافق شده؛

هشتم – حفظ تماس با سران و شوراهای اکو از طریق دبیرخانه؛

نهم – آماده سازی گزارش جامع سالانه از عملکرد و فعالیتهای مؤسسه و ارائه آن به شورای وزیران از طریق دبیرخانه؛

دهم  – تهیه گزارش دو سالانه برای بررسی و تصویب هیئت امناء؛

یازدهم – تهیه بودجه سالانه مؤسسه برای بررسی و تصویب بخش تصمیم گیرنده؛

دوازدهم – انجام سایر اقدامات و وظائفی که ممکن است از سوی هیئت امناء یا شورای وزیران اکو و شورای نمایندگان دائمی به آن محول شود؛

سیزدهم – ایجاد و به اجراء در آوردن سیستم تهیه اسناد و انتشارات ، براساس استاندارد های    بین المللی ؛

چهاردهم – حفظ ارتباطات مؤثر با نمایندگی های دائمی /سفارت خانه ها و مراجع ملّی کشورهای عضو از طریق شبکه مدرن و سریع ارتباطی

پانزدهم – کمک به کشورهای عضو امضاء کننده برای تأسیس شعبه (شعب) مؤسسه ، یا ایجاد واحدهای هم آهنگ کننده در کشورهای خود براساس مقررات جاری آن کشور.

ج – شورای نمایندگان دائم مؤسسه فرهنگی اکو CPR) – ECI)

۱. شورای نمایندگان دائم مؤسسه فرهنگی اکو تحت ریاست نماینده کشور عضو عهده دار ریاست هیأت امناء (BOT) تشکیل جلسه می دهد.

۲. جلسات شورای نمایندگان دائم مؤسسه CPR – ECI ترجیحاً در کنار جلسات  CPR – ECO تشکیل خواهد شد.

۳. CPR – ECI وظایف ذیل را عهده دار خواهد بود:

الف: مسئولیت اجرای تصمیمات و سیاستهای هیأت امنای مؤسسه فرهنگی اکو از طرف هیأت مذکور بنام آن

ب : ارائه گزارش همه موضوعات مرتبط با سیاستها و موضوعات ارجاع شده از سوی هیأت امناء (BOT) به هیأت مذکور.

ج : بررسی بودجه و گزارشهای حسابرسی مؤسسه و توصیه آنها به BOT جهت تصویب.

د : ارائه مشورت / توصیه به شورای برنامه ریزی منطقه ای (RPC) در ارتباط با کارکرد فرهنگی مؤسسه و سایر موضوعات فنی که از سوی RPC  به آن محول گردیده است.

ه : بررسی کلیه گزارشات مؤسسه

و : تهیه پیش نویس دستور کار و تسریع در سایر ترتیبات برای اجلاسهای RPC و BOT

ز : نظارت و پیگیری تصمیمات RPC

ح : فوریت هایی از قبیل بودجه سالانه ، اجرای طرحها و برنامه های مصوب، برگزاری نشست های فوری کارشناسی موقت، تغییر زمان و مکان نشست ها و برنامه ها و غیره (اصلاحیه مصوب هجدهمین اجلاس شورای وزیران اکو (CoM)، تهران 9 مارس 2009 و چهارمین اجلاس هیئت امناء  (BoT)مزار شریف، افغانستان 21 مارس 2009)

فصل  دوم

جلسات / برنامه ها

 

۱. کلیه جلسات مؤسسه براساس برنامه های دو سالانه تصویب شده توسط هیأت امناء برگزار خواهند شد.

۲. هزینه هیئت های نمایندگی شرکت کننده در جلساتی که در محل مؤسسه برگزار خواهد شد به عهده خودشان خواهد بود . برای جلساتی که در کشورهای عضو برگزار خواهد شد کشور میزبان در جریان برگزاری جلسات ، برای شرکت کنندگان تسهیلات اقامتی و سفرهای داخلی را فراهم خواهد نمود، در حالیکه هزینه بلیط رفت و برگشت در خطوط بین المللی بین مقصد و محل برگزاری جلسات به عهده کشورهای عضو شرکت کننده خواهد بود.

۳. در موارد استثنائی و بنابر درخواست کشور میزبان ، تاریخ نشست ها و جلساتی که مقرر است در کشورهای عضو اکو برگزار شود را می توان به تاریخ دیگری غیر از تاریخ تصویب شده تغییر داد.در اینگونه موارد مؤسسه باید از موافقت سایر کشورهای عضو در مورد این تغییر تاریخ مطمئن شود.

۴. برنامه های تصویب شده همچون سمینارها ، نمایشگاهها ، جشنواره ها، مسابقات و غیره ….. با مشورت کشورهای برگزار کننده و / یا سازمانهای منطقه ای یا بین المللی مربوطه ، از سوی مؤسسه در کشورهای عضو به اجراء در خواهد آمد.

فصل -سوم

دستور جلسه

۱. پیش نویس دستور جلسات هیئت امناء با حواشی و ملحقات آن ، حداکثر سه ماه قبل از تاریخ تشکیل جلسه توسط مؤسسه آماده و بلافاصله بین کشورهای عضو توزیع خواهد شد.

۲. هر یک از اعضاء می تواند حداقل چهارهفته قبل از تشکیل جلسه مورد نظر ، موارد جدیدی را برای درج در دستور جلسه هیئت امناء و توزیع آن ، برای مؤسسه ارسال نماید. در هر صورت ، برای درج این موارد در دستور جلسه نهائی ، حضور کشورهای عضو پیشنهاد دهنده، ضروری خواهد بود.

۳. مؤسسه دستور جلسه مقدماتی سایر جلساتی که در دستور کارقراردارد را هشت هفته قبل از تشکیل جلسه ، تهیه و توزیع خواهد نمود. کشورهای عضو ظرف مدت سه هفته فرصت خواهند داشت تا نظرات والحاقیه های پیشنهادی خود به دستور جلسه را ارسال نمایند. پیش نویس نهائی دستور جلسه چهار هفته قبل از جلسه توزیع خواهد شد.مؤسسه در صورت امکان حواشی و / یا مقالات مربوطه را چهار هفته قبل تهیه خواهد نمود. هر یک از کشورهای عضو می توانند قبل از تهیه دستور جلسه نهائی موارد جدیدی را جهت منظور نمودن در دستور جلسه پیشنهاد نمایند.

۴. دستور جلسه یا برنامه کاری فعالیتهائی مانند سمینار ها ، نمایشگاهها ، جشنواره ها و غیره ….. با مشورت کشور میزبان با مؤسسه تهیه خواهد شد. برنامه های تهیه شده چهارهفته قبل از تاریخ تصویب شده بین اعضاء توزیع خواهد شد.

فصل  چهارم

ریاست جلسات

۱. برای جلسات هیئت امناء ، وزیر یا نماینده کشور میزبان بعنوان رئیس جلسه انتخاب خواهد شد.

۲. رئیس مؤسسه یا نماینده وی رئیس جلسه هیئت امناء را یاری خواهد نمود.

۳. رئیس مؤسسه یا نماینده وی ریاست جلساتی را که در محل مؤسسه برگزار می شود، به عهده خواهد داشت.

۴. برای فعالیتهای فرهنگی همچون سمینارها ، جشنواره ها و موارد مشابه که مسئولیت اصلی به عهده کشور میزبان برگزارکننده برنامه است، با توجه به ماهیت برنامه کاری و در صورت نیاز ، یکی از مقامات رسمی کشور میزبان ریاست جلسه را به عهده خواهد گرفت.

فصل پنجم

نمایندگی مؤسسه در جلسات

۱. رئیس مؤسسه ، یا نماینده منتصب وی در کلیه جلسات مؤسسه شرکت خواهد نمود و می تواند بیانیه های شفاهی یا کتبی و در صورت درخواست توضیخات لازم را ارائه نماید.

۲. رئیس مؤسسه نماینده ی مؤسسه در روابط خارجی خواهد بود. او همچنین می تواند کارمند یا کارمندان مؤسسه را بعنوان نماینده مؤسسه در جلسات بین المللی منصوب نماید.

فصل ششم

اداره امور

حد نصاب :

۱. برنامه های تصویب شده و شرکت در جلسات در دستور کار کلیه اعضاء قرار خواهد گرفت. در هر صورت در موارد و شرایط غیر قابل اجتناب ، حد نصاب مورد نیاز به شرح زیر حاصل خواهد شد:

الف – حد نصاب برای تشکیل کلیه جلسات هیئت امناء، شرکت چهار پنجم کلیه اعضاء خواهد بود.

ب- برای کلیه جلسات و برنامه های دیگر ، حد نصاب ، شرکت اکثریت ساده کل اعضاء خواهد بود.

پ – در مواردیکه یک کشور عضو نتواند در جلسه ای حضور یابد ، باید مراتب را حداقل چهار هفته قبل ار تاریخ تشکیل جلسه به اطلاع مؤسسه برساند.

برنامه فعالیتها :

۲. برنامه فعالیتها ، که کلیه فعالیتهای مؤسسه را در برخواهد گرفت، بوسیله مؤسسه تهیه و به تصویب هیئت امناء خواهد رسید.

۳. برای جلساتی که در کشورهای عضو تشکیل خواهد شد، در مواردیکه تأئیدیه مورد نیاز جهت شرکت کشور عضو در اجلاس مورد نظر بمنظور کسب حد نصاب جلسات ، حداقل دو هفته قبل از تاریخ تصویب شده برای آن جلسه ، به مؤسسه نرسد، اجلاس مورد نظر به تعویق خواهد افتاد. تاریخ جدید بوسیله کشور میزبان پیشنهاد و مؤسسه موافقت سایر کشورها را در مورد این تاریخ کسب خواهد نمود.

۴. غیر از اجلاس هیئت امناء ، چنانچه کشور عضو قادر به میزبانی اجلاس از قبل توافق شده نباشد، حداقل دو ماه قبل از تاریخ تصویب شده باید مؤسسه را مطلع نماید. در چنین شرایطی ، اجلاس در محل مؤسسه برگزار خواهد شد.

۵. برای برنامه های فرهنگی مانند سمینارها ، نمایشگاهها ، مسابقات و غیره …… آخرین مهلت برای تأئید شرکت کشورهای عضو ، یک ماه قبل از تاریخ تصویب شده می باشد.

کمیته های تهیه پیش نویس /گروه های کاری:

۶. هر اجلاس می تواند با همکاری مؤسسه ، کمیته یا کمیته های تهیه پیش نویس یا گروههای کاری را برای مدت نامحدود  بمنظور تهیه گزارش جلسات ، تشکیل دهد.

۷. هیئت امناء می تواند در مواقع نیاز ، نسبت به تشکیل کمیته های موقتی فرعی برای بحث درباره  موضوعاتی که به آن ارجاع می شود، اقدام نماید.

فصل هفتم

تصمیم گیری

۱. هر کشور عضو شرکت کننده و رأی دهنده در جلسه ، دارای یک رأی خواهد بود.

۲. به استثناء تصمیمات هیئت امناء در مورد مسائل حیاتی که با اجماع حاصل خواهد شد ، تصمیم گیری برای کلیه مسائل دیگر مطرح  در جلسات ، با اکثریت ساده کل اعضاء مؤسسه با حق ثبت نظرات احتمالی هر عضو ، حاصل خواهد شد. تخصیص بودجه ، انتصاب رئیس و مسائل دیگر که هیئت امناء آنها را ازمسائل حیاتی مؤسسه  تلقی خواهد نمود براساس اجماع خواهد بود.

۳. گزارش کلیه جلسات مؤسسه باید در پایان جلسات تنظیم شوند.

۴. کشورهای عضوی که قادر به شرکت در اجلاس نشده باشند می توانند نظرات خود را بصورت کتبی ظرف چهار هفته به مؤسسه اعلام نمایند و این نظرات بین سایر کشورهای عضو توزیع خواهد شد.

۵. هر نماینده می تواند در هر زمان نکته ای را در رابطه با آئین نامه داخلی در جلسه عنوان نماید که موضوع باید فوراٌ و براساس مقررات جاری توسط رئیس جلسه تصمیم گیری شود. هر نماینده می تواند در باره ی نحوه اداره جلسات توسط رئیس جلسه به وی اعتراض نماید. اعتراض او بلافاصله به رأی گذاشته خواهد شد، در صورتی که اکثریت اعضاء حاضر در جلسه و رأی دهنده ، رأی به برکناری رئیس جلسه بدهند، او بر کنار و در غیر اینصورت به اجرای نقش خود بعنوان رئیس جلسه ادامه خواهد داد. نماینده ای که مسئله آئین نامه داخلی را مطرح می نماید. نمی تواند در مورد بحث جلسه صحبت کند.

۶. تصمیمات متخذه شده توسط هیئت امناء برای کلیه اعضاء لازم الاجراء خواهد بود.

فصل هشتم

زبان ها

زبان رسمی کلیه جلسات و برنامه ها ، انگلیسی خواهد بود . ترتیبات لازم برای ارائه خدمات  ترجمه متون و ترجمه همزمان غیر رسمی به زبان روسی توسط کشور میزبان اجلاس و در مواردی که ماهیت جلسه ایجاب نماید توسط مؤسسه فراهم خواهد شد.

فصل نهم

خلاصه سوابق و گزارش جلسات

۱. گزارش و خلاصه سوابق کلیه جلسات یا برنامه های مؤسسه مشتمل بر نکات اصلی توافق شده ، نظرات بیان شده و تصمیمات اجرائی اتخاذ شده بوسیله کشورهای عضو خواهد بود. گزارشها و خلاصه سوابق باید بگونه ای تدوین شوند که نشان دهنده تأمین استمرار اجرای پروژه ها و دستاوردهای مربوط به اهداف توافق شده مؤسسه باشند.

۲. گزارشهای هیئت امناء بلافاصله قابل اجراء خواهد بود ، در حالیکه سایر گزارشها تا زمانیکه توسط هیئت امنا یا شورای وزیران اکو جرح و تعدیل نشده است ، ماهیت توصیه ای خواهند داشت.

فصل دهم

وضعیت و  شرکت مدعوین

براساس موافقت هیئت امناء یا شورای نمایندگان دائمی :

اول – نمایندگان سازمان منطقه ای / بین المللی مربوطه یا آژانسهای فرهنگی دولتی / غیر دولتی کشورهای عضو می توانند در مراسم افتتاح و اختتام جلسات هیئت امناء دعوت شوند.

دوم – همچنین این نمایندگان می توانند برای حضور در مباحثات در رابطه با پیشنهادات یا      پروژه هایی که از سازمانها یا کشورهای تابعه شان خواسته شده که در آن زمینه تشریک مساعی نمایند. دعوت شوند.

فصل یازدهم

الحاقیه ها

هر گونه الحاقیه به این آئین نامه باید براساس پیشنهاد مؤسسه یا یک کشور عضو و تصویب آن از سوی هیئت امناء صورت پذیرد.