ПРЕАМБУЛА

Настоящий документ именуется «Правила процедуры для заседаний и программ Института культуры Организации экономического сотрудничества (ОЭС)». Правила вступают в силу с даты их утверждения Советом министров ОЭС и применяются ко всем видам деятельности Института культуры ОЭС.

ГЛАВА – I

МАНДАТ И ФУНКЦИИ ОСНОВНЫХ ОРГАНОВ

А) Совет попечителей

Совет попечителей является высшим органом, принимающим решения в Институте культуры ОЭС. Заседания Совета, как правило, проводятся один раз в два года, предпочтительно до начала финансового года, на ротационной основе на территории государств-членов. Совет попечителей выполняет следующие функции:

• утверждает политику, стратегии и рабочие программы Института;
• выдвигает кандидатуры и назначает Президента и Исполнительного директора Института;
• рассматривает и утверждает отчёты о деятельности Института;
• учреждает вспомогательные или специальные комитеты по мере необходимости;
• утверждает годовой бюджет и аудиторские заключения Института;
• принимает решения о шкале взносов государств-членов в бюджет Института;
• отчитывается перед Советом министров/Саммитом ОЭС по всем вопросам культурной политики и реализации программ и проектов;
• определяет и пересматривает, по мере необходимости, нормы и положения, касающиеся всех фискальных, административных и организационных вопросов, включая финансовые и кадровые правила Института.

Б) Президент Института

Президент Института отвечает за реализацию общей политики и решений Совета попечителей, а также за выполнение утверждённых программ. Под руководством Совета попечителей Президент осуществляет следующие функции:

• • разрабатывает планы, программы и проекты в соответствии с решениями директивных органов Института;
  • осуществляет координацию и взаимодействие между правительствами государств-членов по вопросам деятельности Института;
  • обеспечивает хранение документации и архивов;
  • организует техническое и административное сопровождение заседаний и мероприятий Института;
  • выполняет функции информационного агентства Института;
  • взаимодействует с региональными и международными организациями в рамках утверждённых программ;
  • содействует привлечению финансирования для реализации программ и проектов;
  • готовит ежегодные и двухгодичные отчёты для представления Совету министров ЭКО и Совету попечителей;
  • устанавливает систему документооборота и публикаций согласно международным стандартам;
  • поддерживает связь с представительствами государств-членов и координационными центрами;
  • оказывает поддержку государствам-членам в создании филиалов или координационных подразделений Института на их территории;
  • представляет Институт во внешних связях и может делегировать это представительство уполномоченным сотрудникам.

В) Совет постоянных представителей ЭКИ (ECI-CPR)

Заседания Совета постоянных представителей проходят под председательством представителя государства-члена, в настоящий момент возглавляющего Совет попечителей. Заседания желательно проводить параллельно с заседаниями CPR ЭКО.

Функции Совета включают:

• реализацию решений Совета попечителей от имени Института;
• рассмотрение бюджета и аудиторских заключений;
• предоставление консультаций и рекомендаций Региональному планировочному совету по культурным вопросам;
• подготовку проектов повестки дня и содействие в организации заседаний и мероприятий;
• мониторинг исполнения срочных решений (бюджет, реализация проектов, проведение внеочередных совещаний и т.п.).

(Утверждено 18-м Советом министров, 9 марта 2009 года, Тегеран и 4-м Советом министров, 21 марта 2009 года, Мазаришариф, Афганистан)

ГЛАВА – II

ЗАСЕДАНИЯ И ПРОГРАММЫ

• Все заседания Института проводятся согласно двухгодичным программам, утверждённым Советом попечителей.

• Каждая делегация несёт собственные расходы, связанные с участием в заседаниях. При проведении мероприятий в государствах-членах, принимающая сторона обеспечивает местное гостеприимство и внутренние поездки, тогда как международные поездки финансируются государствами-участниками.

• В исключительных случаях, по запросу принимающей стороны, дата мероприятия может быть изменена с согласия других государств-членов. Утверждённые программы (семинары, выставки, фестивали, турниры и т.д.) проводятся по согласованию между Институтом и принимающей стороной либо партнёрскими организациями. Все расходы, кроме международных поездок, покрываются принимающей стороной.

ГЛАВА – III

ПОВЕСТКА ДНЯ

• Проект повестки дня заседаний Совета попечителей с аннотациями подготавливается Институтом и распространяется среди государств-членов не позднее чем за три месяца до даты заседания.

• Предварительная повестка других мероприятий направляется за восемь недель до начала заседания. Замечания и предложения от государств-членов принимаются в течение трёх недель. Окончательная повестка рассылается за четыре недели до заседания. Рабочие документы, по возможности, прикладываются.

• Государства-члены могут вносить предложения по новым пунктам до утверждения окончательной повестки дня.

• Повестка мероприятий (семинаров, фестивалей и т.п.) разрабатывается принимающей стороной в консультации с Институтом и рассылается за четыре недели до утверждения.

ГЛАВА – IV

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВО

• Заседания Совета попечителей ведёт министр или представитель принимающего государства-члена.

• Президент Института или его представитель оказывает помощь председателю.

• На внутренних заседаниях Института председательствует Президент или уполномоченное лицо.

• На культурных мероприятиях, спонсируемых принимающей стороной, председательствует представитель этой стороны, если требуется.

ГЛАВА – V

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО НА ЗАСЕДАНИЯХ

• Президент Института или уполномоченное им лицо присутствует на всех заседаниях, имеет право выступать и давать пояснения.

• Президент представляет Институт на международном уровне и может назначать сотрудников для внешнего представительства.

ГЛАВА – VI

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛ

• • Участие в утверждённых программах и заседаниях обязательно. Кворум составляет:
    • • не менее 4/5 от общего числа членов для заседаний Совета попечителей;
      • простое большинство для других заседаний и программ.
  • Государства-члены обязаны уведомлять Институт о невозможности участия минимум за четыре недели до мероприятия.
  • Если кворум не набран за две недели до утверждённой даты, принимающая сторона предлагает новую дату, согласованную с остальными участниками. Об отказе от приёма мероприятия государство должно сообщить минимум за два месяца.
  • Крайний срок подтверждения участия в культурных программах — за месяц до утверждённой даты.
  • Заседания могут формировать редакционные комитеты и рабочие группы для подготовки отчётов. Совет попечителей может создавать временные комитеты для рассмотрения конкретных вопросов.

ГЛАВА – VII

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

• Каждое государство-член, участвующее в голосовании, имеет один голос.

• За исключением ключевых вопросов (бюджет, назначения, стратегические решения), решения принимаются простым большинством голосов. В жизненно важных случаях требуется единогласие.

• Отчёты о заседаниях утверждаются в завершение Генеральной ассамблеи.

• Государства, не участвовавшие в заседании, могут представить письменные замечания в течение четырёх недель, которые будут распространены среди остальных участников.

• Любой представитель может поднять вопрос по порядку ведения заседания. Решение принимает председатель. В случае несогласия представитель вправе подать протест, который выносится на голосование.

• Решения Совета попечителей обязательны для всех членов.

ГЛАВА – VIII

ЯЗЫКИ

• Официальным языком всех заседаний и программ является английский. Перевод на русский язык обеспечивается принимающей стороной либо Институтом в случае проведения заседания в его стенах.

ГЛАВА – IX

ОТЧЁТЫ И ПРОТОКОЛЫ

• Доклады и краткие отчёты по заседаниям и программам должны отражать достигнутые договорённости, высказанные мнения и принятые решения, с акцентом на их реализацию.

• Отчёты Совета попечителей вступают в силу немедленно. Все остальные отчёты носят рекомендательный характер до их утверждения Советом попечителей или Советом министров ОЭС.

ГЛАВА – X

СТАТУС И УЧАСТИЕ ПРИГЛАШЁННЫХ ЛИЦ

По согласованию с Советом попечителей или Советом постоянных представителей, представители региональных, международных и национальных организаций могут быть приглашены:

• • на церемонии открытия и закрытия заседаний Совета попечителей;
  • к участию в обсуждении предложений и проектов, предполагающих сотрудничество с соответствующими организациями и государствами.