Положения о персонале Института культуры ОЭС, упомянутые в Статье IX Устава Института, должны быть следующими: –

ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Положения о персонале воплощают основные условия службы и основные права и обязанности персонала Института культуры ОЭС. Эти положения будут приведены в соответствие с решениями Совета министров ОЭС или Совета попечителей Института, принимаемыми время от времени в отношении прав и обязанностей должностных лиц и персонала Института. Президент Института также должен обеспечить, чтобы административные приказы и инструкции издавались по мере необходимости для реализации принципов, воплощенных в настоящих Положениях. Эти административные приказы и инструкции издаются Президентом Института.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Для целей настоящего Регламента следующие термины определяются следующим образом:

(a) Институт

Институт культуры ОЭС.

(b) Устав

Устав Института культуры ОЭС.

(c) Государство-член

Государство, являющееся членом Института культуры ОЭС и вносящее взносы в бюджет Института.

(d) Совет министров

Совет министров Организации экономического сотрудничества.

(e) Совет попечителей

Совет попечителей Института культуры ОЭС.

(f) Совет постоянных представителей

Совет постоянных представителей (CPR) Организации экономического сотрудничества

(g) Президент

Президент Института культуры ОЭС.

(h) Должностные лица

Должностные лица Института, назначенные государствами-членами, чье вознаграждение выплачивается из бюджета Института.

(i) Профессиональный персонал

Персонал Института, чье вознаграждение предоставляется принимающей страной и который напрямую нанимается Институтом.

(j) Вспомогательный персонал

Персонал, набранный напрямую на установленные должности второстепенных сотрудников в Институте.

(k) Временный персонал

Персонал, набранный напрямую или прикомандированный странами-поставщиками или другими международными агентствами, чьи услуги на временной основе привлекаются Институтом для специальных краткосрочных заданий, например, эксперты, специалисты, консультанты, переводчики и т. д.

(l) Нерезидентный персонал

Неиранские сотрудники, которые обязаны проживать в Исламской Республике Иран в связи с их работой в Институте.

(m) Резидентский персонал

Все сотрудники, не включенные в определение нерезидентского персонала.

ГЛАВА – I

ОБЯЗАННОСТИ И ПРИВИЛЕГИИ

Статья – 1

• Президент и все должностные лица и сотрудники Института являются штатными международными гражданскими служащими Института. Их обязанности являются исключительно международными должностными лицами, и сотрудники Института при исполнении своих обязанностей не должны ни запрашивать, ни принимать указаний от какого-либо правительства или какого-либо органа, кроме Президента.

• Должностные лица и сотрудники Института подчиняются общему руководству Президента и назначаются им на свои обязанности и несут перед ним ответственность за свои

• Хотя от должностных лиц и персонала не ожидается отказа от своих национальных чувств или политических и религиозных убеждений, они всегда должны помнить о сдержанности и такте, которые им предписаны в силу их международного

• Президент может, при условии своей общей ответственности, делегировать осуществление своих полномочий в кадровых вопросах Исполнительному директору

Статья – 2

2.1. Должностные лица и персонал должны проявлять максимальную осмотрительность в отношении всех вопросов официальных дел. Они не должны сообщать никакому лицу какую-либо информацию, известную им в силу их официального положения, которая ранее не была обнародована.

Статья – 3

• Должностные лица и персонал Института должны получить разрешение Президента, прежде чем принять какую-либо услугу, подарок или денежное вознаграждение из любого источника, внешнего по отношению к Должностные лица и сотрудники могут осуществлять право голоса, но не должны заниматься какой-либо политической деятельностью, которая несовместима или может отразиться на независимости и беспристрастности, требуемых их статусом международных гражданских

• Должностные лица и сотрудники Института не должны заниматься какой-либо деятельностью за пределами

• Должностные лица и сотрудники Института должны вести себя, как всегда, в соответствии со своим статусом членов Института. Они должны избегать любых действий или деятельности, которые могут каким-либо образом отразиться на их положении или на доброй репутации

• Должностные лица и сотрудники Института не должны принимать вознаграждения в денежной или натуральной форме или услуги любого рода от коммерческих фирм или лиц, ведущих или стремящихся вести бизнес с

• Должностные лица и сотрудники не должны, за исключением случаев обычного выполнения служебных обязанностей или с предварительного одобрения Президента, выполнять какие-либо из следующих действий:-

  • Делать заявления для прессы, радио или других агентств или общественной информации;

  • Принимать участие в выступлениях

  • Принимать участие в кино-, театральных, радио- или телевизионных постановках;

  • Представлять статьи, книги или другие материалы для публикации.

  • Ни в коем случае должностные лица и сотрудники не могут принимать оплату за такую ​​деятельность без предварительного одобрения

Статья – 4

Неграждане и нерезиденты, являющиеся должностными лицами Института в ранге D, пользуются теми же привилегиями и иммунитетами, которые предоставляются дипломатическим миссиям сопоставимых рангов. Привилегии и иммунитеты, которыми пользуется должностное лицо Института (охваченное Соглашением со страной пребывания), предоставляются для обеспечения беспрепятственного функционирования должностных лиц во время выполнения обязанностей, связанных с Институтом, а не в интересах отдельных членов Института. Эти привилегии и иммунитеты не должны использоваться для уклонения от частных обязательств или в качестве оправдания несоблюдения местных законов и полицейских правил или для обхода законов и правил своей собственной страны. В случае возникновения любого инцидента, в котором эти привилегии и иммунитеты могут быть применимы, соответствующий должностной член Института должен немедленно сообщить об этом Президенту, который с одобрения правительства-члена, к которому принадлежит должностное лицо, решает, следует ли в этом случае отказаться от иммунитетов и привилегий.

ГЛАВА – II

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОЛЖНОСТЕЙ И РАНЖИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА

Статья – 5

Общая утвержденная численность должностных лиц и сотрудников Института указана в Приложении I. Численность должностных лиц и сотрудников будет периодически пересматриваться Советом министров/Советом попечителей.

За исключением Президента, должностные лица и сотрудники Института подразделяются на четыре категории:

• Категория-I: Руководящий состав
• Категория-II: Культурные эксперты
• Категория-III: Профессиональный персонал
• Категория-IV: Вспомогательный персонал

Каждая категория персонала, указанная в составе должностных лиц и сотрудников, дополнительно делится на разряды в зависимости от обязанностей и ответственности. Разряды в порядке убывания следующие:

• Категория-I: D3, D2, D1
• Категория-II: P3
• Категория-III: P2, P1
• Категория-IV: A3, A2, A1

ГЛАВА – III

НАЗНАЧЕНИЕ, НАБОР И ПОВЫШЕНИЕ

Статья – 6

Президент избирается и назначается Советом попечителей и Советом министров ЭКО в соответствии со статьей III Устава на единственный срок продолжительностью три года из числа культурных деятелей стран-членов, при соблюдении следующих требований к кандидату:

1. Должен быть гражданином одной из стран-членов ЭКО.
2. Должен обладать сильными управленческими навыками, обширным международным культурным опытом, предпочтительно полным владением английским языком (письменным и устным).
3. Должен иметь университетское образование.

Совет попечителей определяет обязанности и полномочия Президента в соответствии с положениями Устава и устанавливает условия его службы. Совет попечителей/Совет министров имеет полномочия прекращать полномочия Президента.

Назначение на должности в категории I (разряды D2 и D1) осуществляется Советом попечителей по рекомендации Президента.

Срок службы в категории I (разряды D2 и D1) составляет 4 года с возможностью продления на 1 год по предложению Президента и с одобрения Совета попечителей или Совета министров ЭКО. Количество должностных лиц, включая Президента, в разряде D не должно превышать 5 человек.

Должности в категории I (разряды D2 и D1) должны объявляться Институтом через Министерства иностранных дел стран-членов с указанием необходимых квалификаций и опыта для каждой должности, как это указано в Приложении I.

Набор персонала на должности категорий II и III осуществляется Президентом посредством соответствующей процедуры отбора на основе квалификации и опыта, предусмотренных для каждой должности в Приложении I.

Срок службы в категориях II и III составляет 4 года, который может быть продлен каждые 4 года по контракту до достижения пенсионного возраста при условии удовлетворительного выполнения обязанностей, соответствующего поведения и наличия необходимости в данной работе. Для этих должностей требуется успешное завершение испытательного срока продолжительностью не менее шести месяцев и не более одного года. Количество должностей в категориях II и III не должно превышать 10 в каждой категории.

Президент может в соответствии с соответствующими правилами и с одобрения Совета попечителей/Совета постоянных представителей назначать временный персонал на краткосрочные задания для выполнения конкретных задач высокой специализации в случае крайней необходимости. Для этой цели могут быть наняты только граждане стран-членов с соответствующей квалификацией и опытом. Срок назначения временного персонала оговаривается в их контрактах.

6.8.1. Страны-члены могут направлять персонал в Институт культурного сотрудничества ЭКО с одобрения ECI-CPR на определенное время для выполнения проектов Института. Эти сотрудники оплачиваются их правительствами. (Утверждено на 18-м заседании Совета министров, 9 марта 2009 года, Тегеран, и на 4-м заседании Совета попечителей, 21 марта 2009 года, Мазари-Шариф, Афганистан).

Президент может временно поручить должностному лицу или сотруднику выполнение обязанностей на вакантной должности того же или более высокого уровня в его категории без дополнительной компенсации, сохраняя за ним его основную должность.

Для всех назначений требуется согласие правительства, гражданином которого является кандидат.

Управление делами Института возлагается на Исполнительного директора (D2), который возглавляет Исполнительный комитет. Исполнительному директору оказывают помощь культурные эксперты, предпочтительно в различных областях, являющиеся гражданами стран-членов на равной основе. Количество экспертов может варьироваться в зависимости от потребностей Института.

Исполнительный комитет

Исполнительному директору помогают культурные эксперты, предпочтительно из разных областей, из числа граждан стран-членов на равной основе. Культурные эксперты составляют Исполнительный комитет, и их количество может варьироваться в зависимости от потребностей Института. (Это положение также может быть рассмотрено в качестве определения Исполнительного комитета, если рассматривать его в рамках раздела «ОПРЕДЕЛЕНИЯ» после части «СФЕРА ДЕЙСТВИЯ И ЦЕЛЬ» в Положении о персонале).

Статья – 7

• Главным критерием при назначении должностных лиц и сотрудников всех категорий является необходимость обеспечения высокого уровня эффективности, компетентности и добросовестности.

• Насколько это возможно в рамках пункта 1, будет прилагаться усилие для справедливого распределения должностей категории I среди граждан стран-членов.

• Учитывая бюджетные ограничения, персонал категорий II и III должен быть гражданином или резидентом принимающей страны в той мере, чтобы обеспечить бесперебойную работу Института.

• Лица, состоящие в близком родстве по крови или по браку с сотрудником Института, как правило, не должны назначаться на должности.

Статья – 8

В дополнение к положениям, содержащимся в предыдущих статьях, кандидат на должность в Институте должен соответствовать следующим требованиям:

• Быть гражданином одной из стран-членов Института.
• Достичь возраста не менее 21 года.
• Соответствовать квалификационным требованиям, изложенным в Приложении I настоящего Положения.
• Быть свободным от заболеваний и нарушений здоровья, которые могут препятствовать выполнению обязанностей или представлять риск для других.
• В некоторых случаях при назначении на должности категории III по усмотрению Президента кандидат должен будет пройти медицинское обследование для подтверждения физической пригодности.

Статья – 9

Члены Института получают письмо о назначении, подписанное Президентом. В письме о назначении указываются:

• что назначение подчиняется положениям Положения о персонале Института культурного сотрудничества ЭКО, правилам, установленным в соответствии с ним, а также Финансовым правилам и связанным с ними процедурам, включая изменения, которые могут быть внесены в эти положения и правила;
• характер, категория и разряд должности, начальная ставка заработной платы, ежегодное повышение и максимальная допустимая заработная плата, а также другие полагающиеся надбавки и льготы;
• дата, с которой сотрудник должен приступить к исполнению своих обязанностей;
• срок назначения, уведомление, необходимое для расторжения, и испытательный срок, если таковой имеется.

Сотрудники Института, принимая назначение (документ, который также будет подписан Исполнительным директором или Административным сотрудником Института ниже подписи назначенного лица), обязуются дать следующую клятву или заявление:

“Я торжественно клянусь (обязуюсь, заявляю, обещаю) выполнять с преданностью, осмотрительностью и добросовестностью функции, возложенные на меня как на сотрудника Института культурного сотрудничества ЭКО, исполнять эти функции и регулировать свое поведение, исходя из интересов Института, и далее не искать и не принимать указаний в отношении выполнения моих обязанностей от какого-либо правительства, организации или другого внешнего по отношению к Институту органа.”

Сотрудники Института должны поставить свои подписи под указанным заявлением в присутствии Исполнительного директора или соответствующего административного сотрудника (любой из которых поставит свою подпись в качестве свидетеля ниже подписи назначенного лица).

Article – 10

• The President may make appropriate provisions for the conduct of an annual performance planning and appraisal in respect of all officials and the staff members. The performance planning and appraisal process shall comprise of two components: performance goals setting and assessment of performance relative to the performance

• During the first quarter of each year, every staff member in consultation with his immediate supervisor, shall identify performance goals that directly contribute to or support the achievement of his unit’s goals and

• During the last quarter of each year, the performance of every staff member shall be reviewed and assessed by his immediate supervisor in relation to the performance goals that had previously been agreed upon. The results of the appraisal shall be discussed between he staff and his immediate

• The performance planning and appraisal process shall be geared to give the officials and the staff member the formal occasion to discuss with the supervisor:

1. performance goals;
2. areas of strength on which to build; and

• areas of performance requiring further

• For the review period, the officials and the staff member’s performance shall be rated on one of four categories:

• Excellent – implies rare, consistent, universally recognized and truly outstanding performance results that far exceed, in quality and quantity, the normal results expected of the position and the agreed upon performance goals. The number of officials and the staff to be graded in this category shall not exceed 20% of total staff who shall be eligible for receiving full annual

• Very Good – implies performance that exceeds the requirements of the position and the agreed upon performance goals. The number of officials and the staff to be graded in this category shall not exceed 40% of total staff who shall be eligible for receiving 75% of annual increment.

• Good – implies performance that meets the requirements of the The full responsibilities of the position and the agreed performance goals have been carried out in a satisfactory manner. The number of staff to be graded in this category shall not exceed 40% of the total staff who shall be eligible for receiving 50% of annual increment. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• Unsatisfactory – implies performance that does not substantially meet the significant requirements of the position and the agreed performance goals, either because of lack of ability, poor work attitude or some other serious problems including misconduct and doubtful integrity. The staff to be graded in this category shall not be eligible for annual increment. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• The process shall involve the use of an individual Performance Planning and Appraisal Form to be accomplished by the officials and the staff member’s immediate supervisor submitted to the President of the Institute for final review and

• An official or a staff member who receives a rating of at least “Good” (2) for two consecutive rating periods shall be eligible for a renewal of contract for the same post, subject to the limit of allowable maximum tenure at the same level.

• A staff member who receives a rating of “Unsatisfactory” for two consecutive rating periods shall be subject to separation from the service, in accordance with Chapter-V of the present

CHAPTER – IV

SALARIES, ALLOWANCES, INCREMENTS AND OTHER BENEFITS

Article – 11

• The emoluments to the Official members shall be paid in accordance with the scales of salaries and allowances approved by the Board of Trustees/Council of Ministers as shown in Annex-II of the present Regulations. These scales shall be reviewed from time to time by the Board of Trustees/Council of Ministers at the recommendation of the President and approved by the Board of Trustees/Council of Ministers.

• All personnel of the institute shall be entitled, on their appointment, to the initial step in the salary scale of the Grade to which they are appointed.

• Any personnel of the institute may be appointed at a higher salary within his salary scale, if so justified by this qualification and experience but it should not exceed two advance increments in the same Grade. In addition, some staff members in the Category of Professional Staff may be given proficiency allowance equal to two advance increments, if they qualify a proficiency test undertaken by the

• Any personnel of the institute shall not be entitled to the salary of the period in which he does not work unless otherwise stipulated in the present Regulations.

• When a personnel of the institute is promoted, he shall receive an increase in his salary as much as the step increment next higher in the Grade out of which he is being promoted or at the nearest step increment if the personnel of the institute member is at the highest step of the Grade.

• If a staff member is suspended from duty, pending investigation by the competent authority, he shall receive half salary and other allowances during

the period of suspension. If he is acquitted, his remaining entitlement for the period of suspension shall be disbursed to him. However, if he is punished in a manner other than dismissal, the President shall decide the amount to be disbursed to the staff member out of the remaining part of the entitlement.

Article – 12

Annual Increments

• The Grades referred to Article-5.3 shall have the following number of annual increments: –

• Category-I Grades: 3 or 4 increments the terms of their

• Category-II Grades: 10

• Category-III Grades: 10

• Subject to satisfactory performance, any personnel shall be entitled to an annual salary increment upon completion of one year service in his Grade of appointment in accordance with the approved salary scales shown in Annex-II of the present

Article – 13

Allowances

Children Allowance

• The President and the other personnel having children shall receive a monthly allowance of US$60/- for the first child and US$30/- for every other child upto a maximum of three children less than 21 years of

Conveyance Allowance

• The President shall be provided with a chauffeur-driven official car. All other officials shall be entitled to a monthly conveyance allowance at fixed rates as shown in Annex-III of the present

Housing Allowance

• The President shall be provided free-furnished accommodation, befitting the status of an Ambassador within the prescribed budgetary ceiling. A monthly house allowance shall be admissible to the officials in accordance with the approved rates as shown in Annex-II of the present

Article – 14

Special Bonus and Honorarium

• The President may grant special bonus once a year to deserving staff members in Category-III not more than one month salary on the occasion of their national/religious

• The President may also grant special honorarium upto one month salary or an exceptional scale increase to any staff member in Category-II and III in recognition of extraordinary services rendered including research work relevant to the Institute’s activities and special contribution to the working of the

• The grant of special bonus or special honorarium shall be subject to availability of funds through appropriate allocation in the budget which shall not exceed 5% of the total allocation under the Chapter “Salaries”.

Article – 15

Overtime

• If the exigencies of the work demand it, the officials and the staff members shall be required to work beyond the normal working hours or on holidays as prescribed by administrative

• There shall be no provision of overtime. In exceptional cases, however, the President may make provision for compensatory leave in lieu of overtime. Only Category-III staff shall receive overtime payment. This payment shall be made at rates to be determined by the President with the approval of the Board of Trustees or the Council of Permanent

Article – 16

1. Entitlement to salary, allowances and other benefits shall end on the date of termination of an

Article – 17

Installation/Transfer Grant

1. Installation/transfer grant shall be paid to the non-citizen, non-resident President and official members equivalent to one month’s basic salary in case of married persons and half month’s basic salary in case of unmarried persons at the time of commencement and termination of tenure/service to meet the cost of transfer of (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• The Staffs may, with the approval of the president, receive an advance payment at the commencement of tenure/services in case of the availability of fund, which shall not be more than 2 months of their salaries. It must be reimbursed in 4 months effective from the first salary received. (Approved by 18^th CoM, 9 March 2009, Tehran & 4^th BoT, 21 March 2009, Mazarsharif, Afghanistan)

• The President may pay up to 2 months of the monthly emoluments of the newly installed staff for her/his installation expenses, in advance. This advance payment would be deducted from her/his first four salaries. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

CHAPTER – V

SEPARATION FROM THE INSTITUTE

Article – 18

1. Separation from the Institute may take any of the following forms:

• Abolition of the post by a decision of the Board of Trustees/Council of

• Certified physical

• Resignation – separation initiated by staff member

• Termination/completion of the service

• Retirement at the age of 60 for men and 55 for

• Dismissal – disciplinary separation required by the President in accordance with Article-20.

Article – 19

1. In the case of all staff members, conditions governing separation from the Institute shall be specified in the letter of appointment and the following provisions would normally apply:-

• Staff wishing to resign shall give thirty days notice to the

• The President shall have discretion to dispense with the services of staff, on giving thirty days notice, for the following reasons:

• Owing to a general staff reduction or abolition of the post;

• If the services of the individual concerned prove unsatisfactory;

• If for reasons of health, the individual concerned is unable to render efficient service to the Institute;

• Upon attaining the age of 60, the President may, however, re-employ on yearly basis a retired member of staff for a further period which shall not exceed five

• If there shall be some other compelling reason which, in the opinion of the President, requires the prompt removal of a staff member from his duties, the President shall have discretion to suspend the individual concerned forthwith, with a view to possible

Article – 20

Disciplinary Measures

• The President may take appropriate disciplinary action in respect of an official/staff member for misconduct or

• Disciplinary measures may comprise:

• Oral warning,
• Written Censure,
• Suspension from duties,
•  

• The President may take appropriate action in respect of the

• After suspension from duties which shall not exceed three months or before dismissal on disciplinary grounds, the concerned official/staff member shall be given a written statement by the President of the charge against him and a reasonable opportunity to answer the charges in This procedure may be dispensed with in cases involving suspension and dismissal on security grounds in which event the President will immediately consult the representative on the Council of Permanent Representatives of the country concerned.

20.5 Before or after disciplinary action in respect of a member of the staff, the President may refer the case for advice, to an impartial panel to be composed of three senior members of the Institute, not involved in the case.

Article – 21

Provident Fund

• A staff savings scheme shall be provided for all official/staff members including the President in the form of Provident Fund contributed by the Institute and the official/staff member @ 2.5% and 5% respectively of the salary of the participating official/staff member. The total amount of the joint contributions plus the interest accruing thereon shall be paid to the official/staff members at the time of the termination of their tenure/service.

• In case of termination of services of an official/staff member by the decision of the President for inefficiency or disciplinary reasons, 50% of the amount contributed by the Institute with proportionate interest accruing thereon shall be

• A staff member may, with the approval of the President, borrow from the amount accumulated in his provident Fund provided that:

• the amount requested as loan does not exceed 75% of the total amount accumulated in the Termination Benefit Fund of the official/staff member concerned,

• re-payment of the loan should be made in 12 equal instalments effective from the first salary received after receiving the loan,

• such loan should not be granted for more than once in each Fiscal

Article – 22

1. Should the Government of a Member State request the withdrawal of one of its nationals on the grounds of national security or for any other reason, the President shall arrange for the release of the individual concerned, complying as far as possible with the wishes expressed by the concerned Government in respect of the timing of such release.

Article – 23

End of Service Gratuity and Social Security/Pension Insurance Scheme

• At the time of the termination of the tenure/service, staff members with a minimum of

2 years period of their tenure in the Institute shall be paid as “End of Service Gratuity” an amount equivalent to 15 days last salary and allowances (excluding housing allowance) for every completed year of satisfactory service subject to a maximum of 20 years. Fractions of year may be calculated proportionally. This will be applicable to all, from the President to the lowest level of staff. No end of service gratuity shall be paid in case of termination of service of a staff member on disciplinary grounds. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• The staff members in Category-I shall subscribe to Pension and Group Insurance Schemes on their own or through their respective

• All resident staff members in Category-II and III shall be covered by an appropriate Social Security or Pension Scheme of the host Government guaranteeing their health care and retirement benefits applicable to Iranian The contribution towards the Social Security Insurance Scheme shall be paid by the Institute on behalf of the staff members under relevant scheme.
• Staff members shall be entitled to compensation in the event of death, serious injury or illness attributable to their performance of official duties on behalf of the ECO Cultural Institute (ECI), in accordance with the modalities which will be adopted by the ECI – (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

CHAPTER – VI

Article –24

TRAVEL

• The President, Officials and Staff of the Institute shall travel on official business within the ECO region by sanction and discretion of the President. Approval of the Board of Trustees or Council of Permanent Representatives shall be required in case of travel outside the ECO region, unless covered under the approved programmes of

• Staff of the Institute and other officials authorized to travel on duty on behalf of the Institute under an approved travel order, shall be entitled to the reimbursement of their

travelling expenses. The President shall be entitled to travel in the first class and all other members of the Institute in the economy class.

• The Staff of the Institute and other officials authorized to travel on duty on behalf of the Institute under an approved travel order, shall be entitled to a Daily Subsistence Allowance (DSA), in accordance with the scales approved by the Board of Trustees, as shown in Annex III. If lodging is provided by the host Government or ECI, 50 percent of the Daily Subsistence Allowance shall be admissible. If the lodging is not provided, the President, Officials and Staff will be paid the actual accommodation charges of single-room accommodation not exceeding the amount of the Daily Subsistence Allowance admissible upon presentation of hotel invoice plus 50% of the respective DSA. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• The Institute shall cover the expenses of boarding and lodging of its officials and staffs on the official duty within and outside of the region if local hospitality is not extended by host If lodging is provided by the host government or organization, 50 percent of the Daily Subsistence Allowance shall be admissible. If the lodging is not provided, the actual accommodation charges not exceeding the amount of full Daily Subsistence Allowance shall be admissible upon presentation of Hotel invoice plus %50 of the respective DSA. (Approved by 18^th CoM, 9 March 2009, Tehran & 4^th BoT, 21 March 2009, Mazarsharif, Afghanistan)

Article – 25

Home Leave Passage

1. The cost of return home leave passage in accordance with the entitlement vide Article

24.2. shall be paid to the non-resident President and official/staff members, their spouses and upto a maximum of three dependent children upto the age of 21 years, once every two years.

Article –26

1. The  cost   of   travel   expenses   in   accordance   with   the   entitlement   vide Article 24.2 shall be paid to non-resident President and official/staff members, their spouses and upto a maximum of three dependent children upto the age of 21 years, on appointment and termination of service in the

CHAPTER – VII

OFFICIAL WORKING HOURS, HOLIDAYS AND LEAVE

Article – 27

1. Normal official working hours of the Institute shall be 40 hours a week and the Institute shall follow the official holidays of the country hosting its

Article – 28

Leave 

Annual Leave

• The official/staff of the Institute shall accrue annual leave at the rate of two and one half working days per month of employment. Annual leave is earned for all periods of service except leave without pay in excess of two weeks per year. Depending upon the exigencies of services, the President shall determine the timing of annual leave to be availed by each member of the institute. Only a maximum of 15 days annual leave shall be carried over into subsequent years, and the accumulated leave which may be utilized at any one time shall not exceed 45 (forty five)

• In case where owing to exigencies of service an official/staff member cannot avail annual leave, the encashment thereof on the basis of the basic salary upto a maximum limit of 45 days shall be allowed at the time of termination of tenure/services or

Home Leave

• Non-resident staff of the Institute shall be entitled to utilize their annual leave as home leave after completing each two years of service. The cost of passage of non-resident employees and their dependents would be paid in the form of non-refundable and non-reroutable tickets directly purchased by the Institute.

Leave Without Pay

• Periods of leave without pay aggregating more than two weeks per year will not stand as a credit towards agreed tour of duty, nor towards the year of service for salary increment purposes or termination gratuities, nor will other leave accrue during each Such leave will only be granted under exceptional circumstances for one month for every year of service subject to a maximum of 12 months during the period of service.

Absence for Health Reasons and Sick Leave

• Personnel of the Institute shall be entitled, on production of a medical certificate, to sick leave without full pay and allowances for a maximum period of twenty one days in any one calendar year. This can be extended by another 21 days at half pay. Only in case of serious illness, the President may consider extending the period of leave on half

• Continuous absence due to sickness or accident, extending over more than three months, may be regarded by the President as grounds for termination of service.

• Frequent recurrence of short periods of illness may be regarded by the President as ground for termination of service. In such cases, the President may also require the members of the staff concerned to undergo further medical

• Maternity leave up to eight weeks (not to be charged against sick or annual leave) shall be granted to female members of the Institute on production of an appropriate medical

CHAPTER – VIII

MEDICAL CARE/HEALTH INSURANCE

Article –29

• Staff members of the Institute including the President and their immediate dependents as mentioned in Para 29.3 below, except resident staff in Category-III who shall be covered under an appropriate social security scheme vide Article 23.3, are entitled to medical and dental treatment at the ECO Cultural Institute’s (ECI) expense vide modalities proposed by the President and adopted by the ECI-Council of Permanent Representatives, within the following limits: (Articles 29.1.1 to 29.1.4 of the ECO Cultural Institute (ECI) Staff Regulations). (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• Consultation with a medical practioner and the supply of drugs, medicines, therapeutic and pharmaceutical substances and appliances necessary for the treatment of diseases and ailments.

• Hospital treatment operations and specialized examinations and services at institutions approved by the Institute or specified by a medical practioner, provided that the medical practioner certifies that such treatment operations and specialized examinations and services are

• Dental services for the treatment of diseases of the gums and teeth and teeth replacement excluding the use of gold and other precious

• Maternity

Medical Care for Cosmetic Treatments

• Expenses for cosmetic surgeries and treatments such as plastic surgery, teeth implantation, teeth orthodontics, skin beauty creams and relevant medicines, are not covered under this scheme. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• The cost of appliances mentioned in paragraph 1.1. above, except in urgent cases of medical necessity, will be met by the Institute only if the official member has obtained the Institute’s approval prior to purchase.

• For the purpose of this medical scheme, immediate dependents must be resident in Tehran with the staff members, and include wife and three children up to the age of 21 years. Age limitation in this Para shall not apply to disabled children. (Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010)

• Non-resident member will normally pay their own medical expenses in the first instance and then submit a claim on the prescribed form supported by receipt bills (which will be retained by the Institute and the appropriate prescriptions certified by the medical or dental practitioner.

• Only in the following special circumstances the refunds will be made by the Institute on production of medical certificate for treatment undertaken without the recommendation of a practitioner nominated by the Institute.

• When the official/staff member falls ill while on duty outside

• When the official staff member or his dependants are on home leave/

• Leave within the Region and need immediate medical

• Non-resident members and their dependants could receive medical treatment abroad provided that three medical practitioners nominated by the President examine him and certify that adequate facilities for treatment of his disease or ailment is not available in the ECO Member countries. In such cases, only the actual expenses of medical treatment shall be paid by the Institute.

• In all cases of medical and dental treatment mentioned in this Chapter, the Institute shall pay 80% of the medical expenses and 50% of the dental expenses. Cost of treatment in respect of diseases or ailments known or subsequently proved to have existed before an official/staff member joins the Institute will not normally be met under this Exceptional cases may be permitted, however, where such treatment is of a temporary nature.

CHAPTER – IX

ENTRY INTO FORCE, IMPLEMENTATION AND AMENDMENTS

Article – 30

1. The present Regulations, once approved, shall come into force with immediate

Article – 31

1. Amendment to these Regulations and its Annexes, proposed either by a Member State or by the President shall require the approval of the Council of Ministers or the Board of

Annex-I

Staff Strength of the ECO Cultural Institute

 President

1. The Remaining posts are classified into categories and grades as follows:

Total 24 Staff                                       *Grades are in descending order of seniority. Category I                             D3, D2,D1

Category II               P3,P2,P1 Category III             A3,A2,A1

Staff in categories II and III shall be national or resident of the host country as far as possible (600-14E)

** Approved by 2^nd ECI- CPR, 11 January 2010.